Maak zeker een evaluatieplanning op om het project bij te sturen: evaluaties op korte en langere termijn met de familie (b.v. van tweewekelijks naar maandelijks), en met de organiserende autoriteit (b.v. driemaandelijks). Evaluaties gebruik je om de familie of bepaalde aspecten van de begeleiding of het project bij te sturen.
Bij de evaluaties met de families leg je de nadruk op positieve evoluties, op het al afgelegde parcours. Visualiseer waar het kan (met kleuren of pictogrammen). Een jaarlijkse evaluatie is niet gericht op de vraag of het traject al dan niet geslaagd is, maar wel op de evoluties die merkbaar zijn.
De omkadering van een dergelijk project kan complex en uitputtend zijn. Het werken in duo van de dagelijkse ondersteuners is bevorderlijk voor ieders motivatie en verlaagt de kans op burn-out.
Handhaaf een coherente aanpak. Voldoende overlegmomenten met het hele team kunnen onenigheden vermijden en betekenen daardoor vaak een tijdswinst.
De dagelijkse hulpverleners zitten vaak zo dicht op de familie dat ze soms door de bomen het bos niet meer zien. Supervisie helpt hen om de doelstellingen en evoluties op een meer objectieve manier te kunnen blijven zien en bewaken.
Het aanstellen van een gezagdrager betekent een meerwaarde in het project. Door de grotere afstand ten opzichte van het project onderhoudt deze persoon autoriteit ten opzichte van de familie. Doordat deze persoon instaat voor de controle van de randvoorwaarden, geeft hij of zij ruggensteun aan de dagelijkse hulpverleners. De gezagsdrager kan de familie op het rechte pad zetten indien nodig. Zo kan de familie bijvoorbeeld bij een driemaandelijkse evaluatie met de gezagsdrager worden betrokken.
Het werk van coördinatoren en medewerkers wordt gevaloriseerd wanneer ze hun praktijken kunnen uitwisselen tijdens verschillende gelegenheden (intervisie, congressen, nationale en internationale verplaatsingen).
Het is vruchtbaar om ook ‘vakantietijd’ in te bouwen (bijvoorbeeld gedurende de zomermaanden) om spanningen te laten wegzakken. In die periode is er geen controle of aanwezigheid van hulpverleners.